Personer - import af csv fil

Følg

Det anbefales at læse - og forstå - hele denne side - og ikke blot kaste sig ud i at nøjes med at downloade CSV/Excel skabelonen.

Der kan udøves stor skade på kontoen hvis ikke importen udføres korrekt. Det anbefales derfor på det kraftigste at nye kunder får opstartshjælp og at større kunder får en sandkasse at teste på.

Bemærk at personer som importeres som værende brugere med login (isuser), pr automatik vil få tilsendt et førstegangs login password til deres anførte email når de importeres (dette kan slås fra). Det er derfor en god ide i en øve-fase, IKKE at anvende brugeres reelle email adresser, men at anvende til formålet opdigtede emails og få hjælp fra os til at rydde op på kontoen, før den relle import iværksættes. Ligeledes er det en god ide at advisere personalet om at de modtager en login email, FØR den første reelle import foretages.

Kunden kan styre/justere sin password politik under:
Indstillinger, Organisations indstillinger, Password politik

mceclip0.png

***

Det er muligt at importere en kundes medarbejdere (inklusiv rolle, afdeling, chauffør nøgler, etc.) fra en UTF-8 formatteret csv fil. Tidligere blev denne import ofte udført af en support-medarbejder, en Fleet Complete projektleder eller fulfillment afdelingen.

Større kunder kræver typisk oftere opdatering af medarbejder data end de mindre kunder, f.eks. ved mistede chauffør kort, nyansættelser, ophørt samarbejde, ændring af efternavn ved giftemål, etc. Det er derfor nu også muligt, at kunden selv kan få adgang til import værktøjet på sin egen konto, og ikke længere være afhængig af vores support.

For at kunden selv får adgang til import, skal denne Reseller Setting være slået til:

mceclip0.png

Dette åbner for import værktøjet, under: Indstillinger, Personer, Import
forudsat at der er afsat rettigheder i roller til at redigere personer.

mceclip2.png

***

Kolonnernes navne

Hvis kunden eksporterer person-informationer fra eget system til et excel ark eller en csv fil, skal kolonne-navnene hedde præcis det samme, som anvist i skabelonen som kan downloades herover.

Hvis ikke kolonnerne hedder præcis det samme (i lower-case, små bogstaver) - kan resultatet ikke importeres korrekt og ukendte kolonne-navne vil blive ignoreret.

Før importen, skal kolonnernes navne, om nødvendigt, redigeres af Fleet Complete.

Hvis import data modtages fra kunden i et Excel ark

Fleet Complete åbner det modtagne Excel ark, og udfører en "eksporter til csv fil" som resulterer i en comma eller semikolon separeret fil. Hefter åbnes csv filen i Windows notepad/notesblok, og gemmes i UTF-8 formatet (som bevarer special tegn som f.eks. æ, ø og å).

Kontroller at alle brugere har en email

Email-adressen bruges som brugernavn når man skal logge ind. Selv om personen "kun" oprettes som chauffør, og ikke forventes at skulle kunne logge ind, er det alligevel en god ide at personen har en email, hvilket for importværktøjet er en sikker måde at kontrollere om personen skal ny-oprettes eller opdateres.

Beskrivelse af kolonnerne

Anvend denne skabelon - KLIK HER

Download skabelonen og åbn den i Excel for at se disse kolonner bedre.

department (afdeling)
En person kan kun have én afdeling. Department skrives med tekst, f.eks Salg eller Økonomi.

firstname (fornavn)
Personens fornavn(e)/mellemnavne(e).

lastname (efternavn)
Personens efternavn.

phone (telefonnummer)
Personens telefonnummer. Ikke påkrævet. Skal anføres med landekode, som f.eks. +4592157500.

isuser (er bruger)
Dette angiver om personen er bruger, og dermed skal kunne logge ind og f.eks. se køretøjers placering, trække rapporter eller lave kørebog (yes/no). Hvis yes, så skal både password og email angives.

email (email adresse)
Det anbefales at der anføres en email adresse for personen, selv om de ikke skal kunne logge ind, idet fremtidige opdateringer vil genkende/opdatere personen på email adressen, som for hver person er unik.

password (login kodeord)
Personens kodeord ved login. Et password er påkrævet når personen logger ind som bruger, men ved import anbefales det at denne kolonne efterlades blank, for at undgå at et evt. eksisterende password tilsendes os. Vores importsystem genererer selv et password til brugeren hvis dette felt er tomt. Password sendes automatisk til brugeren på vedkommendes email adresse, straks når data importeres, hvorfor det anbefales at personen er adviseret omkring modtagelsen af denne email før vi importerer.

isdriver (er chauffør)
Dette angiver om personen er chauffør på et køretøj. (yes/no)

driverkey(s) - chauffør nøgle(r) - vigtigt
Her er der mange muligheder for at lave fejl. Dette er personens kortnummer (kan være decimal eller HEX, LSB eller MSB). Kun aktuelt hvis kunden ønsker at chaufføren anvender RFID kort/nøglebrik/polet login i køretøjet, ved start af ny tur. Bemærk at projektlederen skal have foretaget en test af kundens RFID, således det er afklaret hvordan kortnummer skal optræde. Et af kundens køretøjer mærkes som "master", således at kort opsætningen (RFID properties), konverterer kortets nummer til det ønskede format i profilen. Hvis kunden anvender et 24-bit adgangssystem, skal kortets fulde nummer indlæses manuelt. 

employeeid (intern betegnelse af medarbejderen)
Kan f.eks. være et internt lønningsnummer.

externalid (ekstern betegnelse af medarbejderen)
Kan f.eks. være initialer.

Påkrævet eller anbefales

Importen af brugerens data sørger for at indsætte de mest nødvendige data i Fleet Complete platformen, således det vigtigste omkring kundens brugere og chauffører er "tastet ind".

Følgende kolonner skal overvejes:

department (afdeling) - anbefales, hvis kunden anvender afdelings-betegnelser
firstname (fornavn) - påkrævet
lastname (efternavn) - påkrævet
phone (telefon nummer) - anbefales (husk landekode foran, Danmark = +45)
isuser (er bruger) - yes - hvis personen er login-bruger
email (email adresse) - anbefales, og påkrævet hvis personen er bruger (isuser=yes)
password (login kodeord) - anbefales, og påkrævet hvis personen er bruger (isuser=yes)
isdriver (er chauffør) - yes - hvis personen er chauffør
driverkeys (chauffør nøgler) - påkrævet hvis personen er chauffør (isdriver=yes) og hvis der anvendes login i køretøjet
employeeid (intern betegnelse af medarbejderen) - anbefales, af hensyn til personens identifikation
externalid (ekstern betegnelse af medarbejderen) - anbefales, af hensyn til personens identifikation

 

- - - SLUT PÅ DENNE ARTIKEL - - -

Var denne artikel en hjælp?
0 ud af 0 fandt dette nyttigt